要在通电话时展现你的微笑，首先要认识到每个电话都是一个友好的访问，而不是对你私人空间的侵犯。你对待每个电话必须就像是对待你最好的朋友和喜欢的客户，无论打电话还是接电话，拿起电话，你就应该面带微笑，用柔和的语气清楚地说：“您好!”或者在接听电话之前就微笑，先笑笑再接听电话，以便通过声音让对方感觉到你友好的态度。
17.接打电话时保持音量适中
许多人忽略了声音透过电话机后音调会稍微有所改变。现在即使最好的电话机也还不能够把你的“原声”传递给对方。因此，你在电话中谈话，不能完全根据你平时说话的习惯。你要有一种特殊的适合打电话的节奏与速度。你的音量也要加以调整，太轻太重都会使对方听起来不清晰。一般的说，你要正对着话筒，咬字要清楚，一个字一个字地说。数目、时间、日期、号码和地点等，要特别注意，最好能重复一遍，并且确知对方已经完全听清楚了为止。因此，我们在接听电话时，千万要把握好自己的声音。音量要适中，音调要恰到好处。
如果你打电话时声音变得愈来愈高，可以采用“铅笔法”：手握一枝铅笔，举到距离你约25.4公分的地方，然后对着它说话。如果感到你的声音在这个距离内显得过高，就把铅笔放在低于电话听筒，或与茶几同高的位置，并提醒自己降低音调。
18.不要勉为其难地应付电话
工作正忙碌时，却接到客户的电话，对方只是闲话家常，而且越谈越起劲。虽然你想马上结束谈话，但又担心得罪人，只好勉为其难地应付。随着你的心情焦急，语气从恭恭敬敬的“是”，改成“嗯”、“哦”。
渐渐地，对方会察觉你的态度不恭，而对你感到不满，但其实，对方根本不了解实情。因此，碰到这种情形时，不妨主动说明事实，以委婉的语气结束交谈。
19.准备好与谈话内容相关的资料
如果谈话内容很重要，可以先将谈话的内容资料给对方邮寄或电传，让对方详尽考虑，以便在电话交谈时简明扼要，更有针对性，而不必再在电话里向对方解释每个细节，节省时间。
自己要准备充足的资料。若是谈到一半，才想起需要谈话的资料在某一个角落里，需要对方等待一段时间才能将资料取出，这不仅浪费了对方的时间，也影响了谈话的气氛。打电话前没有准备相关的资料，还常会出现所表达的内容要点不全面，东一件事，西一件事，让对方搞不明白究竟哪件事才是最重要的。如果提前做好准备，那么一切都会是有条不紊，“我给你打电话，有三件事需要和您商量，首先是……其次┦恰…最后是……我来总结一下，看我们是否达成共识，第一件事，我们认为……第二件事是……最后是……是这样吗?”
当准备好所有的资料后，还需列出发言的要点，将其逻辑联系起来，不要太依赖临时组织的谈话要点。
20.适时结束通话
有的人只顾自己的高兴，不管对方是否愿意继续接听此电话，殊不知对方已经不耐烦了，你还津津有味，其乐无穷。因此，应该培养一种习惯，在将所有的问题要点解释及讨论完毕后，应提醒自己适时结束电话。并且说几句客气话，“非常高兴能和你交谈”、“真的很高兴你告诉了我这么多的事情”等，以显热情。不可粗鲁地挂上电话，以免对方误认为你在摔电话，应以顺其自然及友好的方式结束电话。
21.用心聆听对方的电话
如果在电话接听时不用心聆听，就极容易造成信息传递偏差。有的人接听电话时总是东张西望，或边听电话，边玩弄着手里的笔或其他物品，甚至在做其他事情，这样精力就被分散，这不仅不礼貌，而且会出现对方讲了很多事情，你只听懂了对方所说的一部分内容，电话打完后，对方问，是否都明白或同意了其说法，你可能会说“对，我完全明白你的意思，就这样定了”，而日后双方可能会发生纠纷，因为对方所定的内容或条款